公司名下没有车可以报销油费吗？

问题内容：
公司没有车，员工出差回来有加油费报销，可以用油票报吗？
税局答复：
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《国家税务总局关于发布<企业所得税税前扣除凭证管理办法>的公告》（国家税务总局公告2018年第28号）规定：“第二条 本办法所称税前扣除凭证,是指企业在计算企业所得税应纳税所得额时，证明与取得收入有关的、合理的支出实际发生，并据以税前扣除的各类凭证　第四条 税前扣除凭证在管理中遵循真实性、合法性、关联性原则。真实性是指税前扣除凭证反映的经济业务真实，且支出已经实际发生;合法性是指税前扣除凭证的形式、来源符合国家法律、法规等相关规定;关联性是指税前扣除凭证与其反映的支出相关联且有证明力。”
给大家总结一下就是：
1、公司名下没有车，一般在真实情况下是不可能有加油费的。业务不真实，取得的加油费发票自然不能税前扣除和报销。
2、部分企业可能有“私车公用”、员工开私家车外出办公的情况，但是需要一系列前提条件才可以报销加油费和税前扣除，不能单纯的以为加油费一定可以报销。
3、实务中，最常见的就是当企业员工包括老板，在报销的时候就随便找一张发票来报销（替票行为），而加油费发票现在就是最常见的发票。
公司名下没有车，而报销加油费，就涉嫌接受“虚开发票”，不得作为税前扣除凭证，取得的是增值税专用发票的也不得抵扣进项税额。
同时，依照《税收征管法》第63条规定，替票行为涉嫌偷税，被税务稽查发现后，不但需要补税，还有0.5倍至5倍的罚款，当然从税款滞纳之日起每日万分之五的滞纳金也会有的。
建议大家，公司名下没有车，“私车公用”没有把握处理好的话，还是不要报销加油费哦~

02

公司名下没有车
怎样合理报销加油费？
关于这个问题，陕西省税务局曾做过答复：
如果公司名下没有车，员工开私家车外出办公的，要报销相关加油费等费用，必须要签订租车合同。
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问题内容：
公司员工开私家车外出办公的现象越来越普遍，所产生的的燃油费、过路费、停车费等，请问大家是如何处理的？实报实销吗？

税局回复：
企业因工作需要租用个人车辆并支付给员工租金等费用的用车方式，属于租赁，企业发生的租赁费用可凭有效凭证在企业所得税前扣除。企业与个人未签订租赁合同而支付给员工的所得，企业租金费用不允许在企业所得税前列支，员工所得需按“工资薪金所得”计算缴纳个人所得税。 企业与个人签订了租赁合同，按照租赁合同或协议支付的租金，在取得真实合法有效凭证的基础上，允许税前扣除；对在租赁期间发生的汽油费、过路过桥费和停车费，在取得真实合法有效凭证的基础上，允许税前扣除。其他应由个人负担的汽车费用，如车辆保险费、维修费等，不得在企业所得税税前扣除。

给大家简单总结一下：
1、员工开私家车外出办公，在单位没有公车的情况下，要想顺利报销燃油费、过路费等，必须要与公司签订租车协议。

2、如果在没有签订租车协议或者签订的是0元租金协议，强行开票报销的话：
（1）对企业来说，会面临相关车辆费用无法税前扣除的风险。
（2）对个人来说，获得的报销款要按照“工资薪金所得”计算缴纳个人所得税。

03

企业做到这3点规避税务风险
私车公用涉及哪些税费呢？
一、企业做到这3点规避税务风险
1.要签订租赁合同
公司与员工的私车签订用车书面协议，约定明确车辆的使用情况及费用分摊方式。而且签订租赁合同可以在以后相关税务审查时提供证据！需要提醒的是，签订合同需要相应缴纳印花税。

2.建立相关健全的制度
企业必须要建立一套公务用车的制度，做好每次车辆使用的记录，分清是个人消费还是企业费用，员工应向公司提供汽车租赁发票。

3.财务要规范核算
对于私车公用费用税前扣除的范围，企业应规范财务核算，相关费用不能相互混淆，不得将应由员工个人承担的费用改由公司承担，并在税前扣除。

二、私车公用涉及哪些税费呢？
1.个税
个税方面，如果公司以实报实销的方式支付员工车辆的所有支出，没有视同个人补贴收入缴纳个人所得税。
根据《国家税务总局关于个人因公务用车制度改革取得补贴收入征收个人所得税问题的通知》（国税函〔2006〕245号）第一条的规定，因公务用车制度改革而以现金、报销等形式向职工个人支付的收入，均视为个人取得公务用车补贴收入，按照“工资薪金”项目计征个人所得税。
如果是公司以租赁的方式使用员工的车辆，则以“财产租赁所得”申报个税。

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2.增值税

个人发生应税行为的销售额未达到增值税起征点的，免征增值税；达到起征点的，全额计算缴纳增值税。对于按次纳税的，为每次（日）销售额300-500元（含本数）。

也就是说， 500元以下个人可不提供发票，500元以上需申请由税务机关代开发票，缴纳3%的增值税（现在税收优惠1%）。对于经常代开发票的自然人，办理税务登记或临时税务登记的，可享受小规模纳税人月销售额10万元以下免税政策。
当然，如果要缴纳增值税，还应同时缴纳增值税附加税费，城市维护建设税，教育费附加，地方教育附加。
注意：附加税可以享受六税两费减半优惠

3.企业所得税（针对企业来说）
企业所得税的关键就是私车公用产生的费用能不能税前抵扣！
企业因业务需要，租用员工、老板车辆，在签订租赁合同并取得车辆租赁发票的情况下，其发生的与生产经营相关的油费、保养费、过路费等支出，可凭合法有效凭证在企业所得税前扣除。

但没有取得合法有效的发票不能税前扣除，或者不属于企业本身经营发生的相关车辆费用，而是老板、员工等发生的个人费用，这些是不得在计算应纳税所得额时扣除。

4.印花税
财产租赁合同，个人和企业签订的车辆租赁合同，立合同人应按租赁金额的千分之一缴纳印花税。
注意：附加税可以享受六税两费减半优惠

图片举个例子：涛哥名下车辆与企业签署车辆租赁协议，月租金2000元含税（合同签订未价税分离），涛哥到税务机关代开发票给涛哥公司。涛哥需要缴纳多少税费？

增值税：2000/（1+1%）*1%=19.8元
附加税费：19.8*12%*50%=1.19元（城建税按7%计算的）
印花税：2000*0.1%*50%=1元
个人所得税：（2000/（1+1%）-1.19-1-800）*20%=235.6元。

因为车辆的使用权已经按照“财产租赁合同”转移给企业，因此车辆使用过程中的费用，可以开具企业名称的发票，正常入账抵扣费用。如果费用能够取得合格的增值税抵扣凭证（增值税专用发票、车辆过桥过路费等），企业可以进行认证抵扣。

04

私车公用如何选择更划算？

我们先来列举三个方案和它们的纳税情况
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方案一简单粗暴，财务容易计算和管理。但是补贴纳入工资一起核算，会增加个税的税负。还有可能补贴的钱减掉实际费用还不够缴个税。

方案二实报实销，清晰明了。但业务的真实性很难确认，公司有没有相对固定的制度，票据是否真实有效，这些做不到位都有可能导致税务风险，包括企业所得税不能税前扣除，个人所得税未代扣代缴等。

方案三无需缴纳个税，成本费用可据实扣除，企业所得税也没有调增的风险，且取得发票符合条件的进项税允许抵扣。但对于大型企业且用车较多，这种方案实操确实有点困难。不但会增加财务人员的工作量，还涉及企业代扣代缴个人租赁业务所得税。
但是，如果双方签订的是无租金租赁合同（0租金使用），处理将会产生以下风险：
税务机关会认为无租金租赁协议，免费使用的话，租金价格不公允，会核定租金；

部分税务机关认为无租金租赁协议情况下，车辆所发生的费用依然应归属个人费用，不得计入公司费用支出。

通过涛哥的介绍，该选择那种方式对企业有利，相信聪明的小伙伴心理已经有答案了。

 

 

05

附：私车公用的协议模板
私车公用协议

出租方（以下简称甲方） ：

公民身份证号：

承租方（以下简称乙方） ：

社会统一信用代码：

甲方为乙方员工，在甲方为乙方工作过程中，甲方为了方便服务 同意在办公期间将甲方私人所有车辆租给乙方办公使用。为明确甲、 乙双方的责任及义务，特制定本协议。

一、甲方提供汽车的情况甲方为乙方提供设备齐全、车况良好、运行安全可靠、证件齐全的，其中车辆品牌： ，车牌号： ，甲方车辆外观、部件及整体损坏情况： 。

二、汽车用途甲方同意将上述车辆租用给乙方用于工作需要。乙方向甲方承诺，租赁该汽车仅作为乙方员工（限甲方）工作使用，并遵守国家和汽车登记地政府部门关于汽车使用和管理的规定。在租赁期内未征得甲方书面同意，乙方不得擅自改变本款约定的使用用途。

三、租赁期限从 年 月 日到 年 月 日止，合同期满后，在同等条件下，甲方拥有续约优先权，并可根据实际需要进行调整和增减，乙方应给予支持。

四、租金及相关费用的支付甲、乙双方约定，该汽车每月租金为：

1. 基本租金：人民币 元(大写： )；

2. 附加租金：为甲方收取汽车租金时，按照国家税收相关规定的开具增值税发票缴纳税费和缴纳的个人所得税等税费，具体金额以完税凭证为准。3.上述租金包含汽车的车辆购置税、折旧费、保险费、维修费

3. 租赁期内汽车使用过程中所发生的汽油费、过路过桥费和停车费，由乙方承担，甲方租赁期内汽车使用过程中发生上述支出时，需要提供在取得真实、合法、有效的发票等凭证。

4. 租金采用先付后用方式，每年（合同年）支付一次，首期租金于本合同签订后天内支付给甲方，以后每期租金在上期已付租金所覆盖的租期届满前日内向甲方支付。

五、甲方权利义务

1、甲方保证交付乙方的上述汽车性能良好，符合道路运输要求，并具备相关的运营许可手续。如因上述汽车质量及权利瑕疵造成乙方人身或财产损失的，由甲方负责赔偿乙方因此而造成的一切损失。

2、甲方在为乙方办公期间使用私人所有车辆的，非因乙方原因导致的本人及第三人损害（包括但不限于包括但不限于人身或财产损失）由甲方自行负责。

3、甲方非在乙方办公期间使用私人所有车辆所造成的一切损失（包括但不限于包括但不限于人身或财产损失），由甲方自行承担。

4、租赁期间内，未经乙方同意，甲方不得将提供给乙方的上述车辆转租或转卖于他人。

六、乙方权利义务

1、租赁期间，乙方应做好上述汽车的日常维护保养，确保上述汽车的正常使用功能，仅在甲方为乙方办公期间上述汽车发生故障时，维修费用由乙方承担。

2、乙方有权要求甲方协助处理车辆保险事故、修理受损车辆、进行正常保养及年检的。

3、乙方在租赁期间内经甲方同意后，可以对上述汽车进行外观装饰或设备添附。租赁期满后，添附的所有权归乙方所有，添附物不能拆除或拆除后会对租赁物造成损害的，由双方协商处理。租赁期满或合同解除后，乙方有权将租赁物上一切有关乙方所使用的企业标识及注册商标标识予以覆盖或拆除。

4、租赁期间内，未经甲方同意，乙方不得将甲方提供的上述车辆转租他人。

七、合同的变更与解除

1. 经甲乙双方协商一致，可以变更或解除本合同。

2. 如因租赁物质量及权利瑕疵造成乙方重大人身、财产损失或无法满足乙方正常使用需要的，乙方有权单方面解除合同并要求甲方赔偿损失。

3. 如乙方怠于履行双方约定的应由乙方交纳的各种保险、交通管理、危险品安全管理等费用的义务，甲方有权单方面解除合同。

4. 甲乙双方的劳动合同终止时，甲方有权单方面解除本合同。5.任何一方单方解除本合同的，应当以书面通知另一方。

八、违约责任

1、在租赁期内，非因乙方原因造成上述汽车不能正常使用的，甲方应当赔偿乙方因此而造成的全部损失。

2、甲方在租赁期内没有法定事由任意解除合同的，除应返还乙方剩余租金外，还应当赔偿乙方因此而造成的损失。

3、乙方在租赁期届满前30日内向甲方提出续租书面要求后，因乙方原因导致未在租赁期届满前签订书面续租合同的，乙方应当向甲方支付1万元违约金，不足以弥补由此造成的一切损失的（包括但不限于返还已交货款和双倍定金、律师费、诉讼费、执行费等），按损失赔偿。

九、争议解决方式双方在履行合同过程中若存在分歧，双方协商解决，协商不成，向（ ）仲裁委员会申请仲裁解决。

十、通知条款

1、凡涉及双方权利、义务的事宜，双方应以书面形式通知。可由一方授权委托、指定专人递交，或以合法的快递服务、电子邮件、传真发至另一方在合同中列明的地址。

2、合同中所列甲乙双方的通讯地址如有变更，变更方应在变更事宜发生之日起十天内书面通知对方。变更方如未按前款约定履行通知义务，相对方按原通讯地址发出的通知则为有效送达的通知。

十一、其他

1、本合同未尽事宜,双方可根据国家有关法律、法规的规定,共同协商做出补充协议，补充协议应视为本合同不可分割的一部分。

2、本合同自双方签字盖章后生效，一式两份，甲乙双方各执一份，具备同等效力。本合同一式两份，甲乙双方各执一份，自双方签字盖章日起生效。

本合同条款如与国家及地方法律、交通法规等不符时，以相关法律规定为准。
本合同如有未尽事宜，经双方协商签订的补充条款及协议，与合同具有同等法律效力。如双方协商无法解决可向合同签订所在地的人民法院提起诉讼解决。

甲方(公章)_________ 乙方(签字)_________

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