审计项目的正确打开方式

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所属分类:审计
审计工作的挑战性,或许比你想象的还要大的多。作为从事内审工作二十多年的老审计战士来说,我如今仍然时常面对全新的审计项目开展,这应该是常态。比如,2019年已经完成的“集团信息化专项审计”、“五星酒店内控专项评价”“集团预算管理专项审计”“集团流程管理专项审计”“集团PM管理专项审计”,还有当下正在北京开展的“影视公司经营管理审计”等审计项目。那么面对一个全新的审计项目,应该有怎样的态度和工作筹划才能达到审计目标?
问题提出
什么是全新的审计项目?
全新审计项目如何开展?
全新审计项目应怎样做好复盘?
全新的审计项目?
指的是审计团队成员均没有开展过的审计项目,如从未涉及过的行业、专业等的审计项目。
全新审计项目经验总结
1.切忌草率上马。
审计立项后,审计负责人应评价审计团队胜任该项目的能力,切忌草率上马。因每一个审计项目的开展均无“失败”二字,必须保证审计项目的成功,道理我这里就不用老生常谈了。
2.学习成长是保障。
(1)到图书馆学习。
“没有理论指导的实践是盲目的”!面对一个全新的审计项目,我往往采取的第一个措施是,带领审计组到所在城市藏书量最大的书店(杭州博库书城),围坐一起学习讨论。系统性学习该领域的理论基础知识。如营销专项审计,我们学习营销学;如预算管理审计,学习预算管理相关信息。这个过程审计组没有分工,只有学习。一天学习下来,各自分享自己学到的重点,组合在一起,基本就会系统地诠释该领域的基础理论知识。这个环节,第一保证审计人员在该领域不说外行话,第二,有一个基本体系化的工作流程审计工具。如信息化审计中,我们通过学习了解到有世界公认的COBIT信息内控管理思想及信息系统建设从战略到灾难恢复方案等。否则,审计组在被审计单位就像一群无头苍蝇或盲人摸象,被人耻笑了。
(2)到标杆单位学习树立审计标准。
审计组利用各种人脉关系找到相关行业领域标杆单位学习。注意,这里不仅仅是找标杆单位的审计人员学习,重点是找相关业务标杆单位专家请教。如我们开展信息化审计准备阶段,我带领审计组到世界500强“海康威视“请教信息专家,两个小时的讲解、演示,我们初步将从书本里学到的理论与实际联系起来,感性认识大大提升,进一步巩固了在该领域的知识理论体系,不仅知道是什么,还知道了怎么样?如何做?
3.请专家支持。
随着技术的风云突变,审计人的局限性日益凸显,有些业务领域无论如何我们也无法评价,或无法作出可靠的评价,这时就应该请专家加入审计组。如我们在开展信息化审计时,邀请集团信息公司人员2位伙伴加入。或许你会发问,这样是否会影响审计独立性?我的回答是No。在审计过程中,只让专家发挥专业领域的支持指导,评价及最终的审计结果均由审计人担当。专家的加入提升了审计结论的可靠性。
4.审前调查是关键。
审前调查是一个审计项目成败的关键。根据审计组学习到的理论及标杆单位的信息,审计组可制作调查问卷连同审计通知书一并发给被审计单位。注意,这个问卷的设置非常有难度。第一把握重要风险点;第二把握被审计单位基本情况调查。如我们在开展信息化专项审计时,调查问卷有信息化专职人员情况、信息系统采购付款、使用情况、闲置情况等,还包括信息战略部署等。根据调查了解的情况形成审计工作方案。
5.审计方案与时俱进。
在项目实施过程中,由于是全新的审计项目,边摸索边实施,每天开审计碰头会时,审计组和事先制定的审计方案比对,如被审计单位情况与方案有偏差,就要及时调整审计方案,如有必要要重新制订审计方案。此刻对审计组长审时度势的能力是一种严峻的考验。
6.再次对标不可忽视。
从理论学习到对标学习,再到审计实施阶段,审计组对该领域已经有一定的认识和熟悉,但由于各公司发展阶段不同,会有一些新的问题出现,审计评价一时难以形成,这时,我们常常再次对标学习找差异和影响。如我们近日开展的影视公司审计,在审计实施阶段接近尾声之时到中国知名上市公司“中国影视股份集团”取经(见文尾图)。
7.审计项目复盘是审计工作成功之母。
所谓复盘,就是在头脑中对过去所做的事情重新“过”一遍。它通过对过去的思维和行为进行回顾、反思和探究,实现能力的提升。
复盘的好处
尤其对于一个全新的审计项目。复盘是我们有效提升能力的唯一手段。
复盘可以帮助我们避免犯同样的错误,固化流程、校验方向、认清问题背后的问题,发现和产生新的想法与知识。除了提升能力之外,它还对提升个人品性和组织性格有巨大作用。
复盘的方法
复盘方法有两种:情景重现法和关键点法。
情境重现法
情境,包括三个场:信息场、思维场和情绪场。
信息场
告诉我们,当时现场的外在环境“有什么”。比如审计项目中访谈时的场景,都谁参加了,谁在场,谁有什么语言动作?
思维场
告诉我们,当时现场每个人自己“是什么”。大家是如何思考的,在现场观察时,我们发现了什么?为什么会选择那个地方观察呢?(“我当时是这样想的”,往往以这种问题开始)
情绪场
告诉我们,当时现场的人员之间“为什么”。他们处于什么样的相互关系之中,为什么会这样。
所谓情景重现,除了重现当时的行为外,重要的就是要重现当时的信息场(流)、思维场(流)和情绪场(流)。
关键点法
所谓关键点法则,是说在复盘的过程中,通过首先确定复盘事件的关键点,然后围绕关键点进行重现、思考和推演的复盘方法。有正向关键点法则和逆向关键点法则。
正向关键点法则:
是说在复盘的过程中,对事件按照事件顺序或者事件内容进行考虑,寻找关键节点,然后围绕关键节点进行重现和思考的复盘方法。一般以内容光节点(里程碑事件)为准。如审计项目从审前准备到审计报告讨论完善大家都做了什么?
逆向关键点法则:
是说在复盘的过程中,根据以前的经验,先确定事件成功必须满足的关键成功因素,然后围绕关键成功因素进行复盘,看看自己和他人所做的事情,哪些因素做得比较好,哪些因素做得不够好,究竟哪些因素最终导致了事情的成功或者失败。然后针对复盘得出的结论,进行弥补和强化,最终赢得下一次事件的成功。
复盘的步骤和态度
复盘的四个步骤:
回顾目标;评估结果;分析原因;总结规律。
复盘的态度:
开放心态,坦诚表达,实事求是,反思自我,集思广益。
切忌:
1.走过程;
2.不真诚;
3.复盘成为批斗问责会;
4.审计负责人缺席等。
复盘结果体现
1.审计案例故事进入审计知识信息库;
2.复盘会议纪要,包括审计得失成败、注意事项等;
3.审计工作指南,如信息化审计工作指南,谁主导以谁的名字命名;
4.如有必要对以往的审计流程或方式等予以完善重新录入审计工作手册等。
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