内控思考 | 奇葩的制度是内控毒药

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所属分类:审计

制度是组织运转的基石

无论什么样的公司或企业,从组织行为学的角度看都都是一个“组织”,而组织的本质是由很多人一起共同完成一个明确而清晰的目标。

组织具有两个鲜明的特征:目标的共享性和人员的多样性。

组织的目标在所有的领导层、管理层和员工都获得认同,深入人心,这就是所谓的目标共享性。组织的人员由于知识背景、个人技能、教育训练、能力、人格以及价值观等不一样,具有显性的多样性。多样性的人群在一起,必然导致冲突。

组织目标共享性和人员多样性之间存在的矛盾是所有组织必须面临和解决的首要难题。

为解决这些矛盾,组织就必须采取一系列的措施使得多样性的员工服从组织的要求,奖励符合组织要求的行为,处罚不符合组织要求的行为,有效而低成本地协调组织成员之间的行动,让员工在矛盾缓释中为实现组织目标而付出努力。

要实现这个组织控制目标,离不开有效的组织控制方式,而组织控制方式离不开严格的组织制度。

从这个意义上说,制度最大的作用就是"通过非人格化的制度和规则约束组织成员的个人情感和行为,让他们客观公正地做事,从而保证组织运行的效率和公正”。

90%+的内控问题与制度执行相关

制定制度很容易,难的是制度的执行。

奇葩的制度往往是内控的毒药。

从内部控制的管理实践来看,内控问题90%以上都与制度未有效执行相关。

马正立(2018)将制度执行不力分为五种表现类型,分别是制度休眠、置换性执行、敷衍性执行、附加性执行与选择性执行

  • 制度休眠。制度处于虚置状态,或者出于良好愿望和政绩需要而设计观赏性制度,或者由于制度设计的闭门造车过程而导致制度执行障碍。
  • 置换性执行。置换某个制度要素而导致制度的体系性被打破,或制度逻辑基础被改变,以此引发制度异化,也就是一种制度执行不力状态。
  • 敷衍性执行。宣传性、形式主义执行,或者执行表面化,象征性执行,一种外紧内松的执行状态,仅仅靠发文件或开各种会议传达精神,却未在会后具体落实。
  • 附加性执行。出于某种利益获取,以激励制度执行为名义,以“灵活性”“创造性”执行为由,采取“搭便车”执行方式。也就是,对规定性的刚性制度采取一种附加制度形式,扩大制度外延,或者通过对制度进行重新包装、解释,改变原有制度的价值指向。
  • 选择性执行。在执行内容上,打擦边球、断章取义,按需执行;在执行对象上,以双重标准来执行;在执行时间上,领导强调或群众反映强烈则严一阵。

为何制度难以有效执行

从内控管理的实践来看,制度能否被严格执行取决于三个方面:制度本身、人和环境。

1.制度本身

  • 合理性。一个制度有很强的理论逻辑,并不见得具有实践逻辑。制度的质量往往不是取决于制度的理论逻辑,更多的是取决于实践逻辑。一个不符合实践逻辑的制度往往是不可执行的。从内控检查发现的问题看,很多制度执行不力的根源在于制度的制定者和制度的执行者根本不在一个话语体系中:一个追求的的理论逻辑的完美,一个追求的是实践逻辑的无缺。
  • 合法性。如果执行者以不同的方式参与了制度的制定,他会更加愿意遵循和执行自己制定的规则。这有两个方面的原因:一方面,执行者在参与过程中,了解制度制定的背景和必要性;另一方面,执行者在参与制度制定的时,已经将自己的利益诉求反馈出来,缓释了冲突。
  • 目的性。制度应当有针对性,制定制度只是组织控制的手段而非目的,制度要明确它能解决什么问题。制度不具有明确目标,也就难以被有效执行,反而损伤了权力部门的信誉度,长期以往甚至可能出现“塔西佗陷阱”。从内控检查实践看,一些权力部门在制定制度时的出发点是为了完成某项任务,或者是作为“自我职能强化”的工具。所谓“自我职能强化”,就是权力部门越来越倾向于将建立制度变成了自己或本部门存在的目的,而不是为了组织目标的实现,制度本身会演化成一种官僚主义,这些权力部门出台越来越多的制度和规章来表明业绩,而不顾这些制度是否真正能够促成组织目标的达成。
  • 制度剩余。因为制度总是有限的,它无法穷尽组织所面临的复杂多变的实际情况,所以在制度发文的最后,一般都有这样一句话“本制度由XX部门负责解释”,这就是制度剩余。制度剩余的存在就需要组织成员在面临实际问题时,要从实际出发进行权变处理。这不仅仅依赖于组织成员的工作能力和工作主动性,更取决于组织与其成员之间的相互信任:组织承担放权的风险、成员承担工作创新的风险。组织和成员缺乏相互信任,制度也无法有效执行,制度追求“人人有事做”,但实际却是“多事没人做”

2.人

  • 制度理解。不同组织成员所处的地位不一样,掌握的资源不一样,了解的信息也不一样,对于组织目标会有不同理解和期望,对制度的逻辑性和必要性理解差异很大。员工对制度一知半解,往往是导致制度执行偏差的部分原因。
  • 制度邻避。从内控检查实践看,在制度执行过程中,机会主义盛行,甚至有时是严格遵守制度的人受到嘲笑,或者面临尴尬局面,存在典型的“制度邻避现象”。要避免这个问题,需要组织的管理者能对执行制度做出严肃的承诺,强化组织尊重制度的文化。
  • 自主意识。随着社会的进步,员工对自主性的要求越来越高。那些受过高等教育的、追求自由和自主的员工,往往更难忍受严密的制度给他们自主性所带来的限制。在内控检查实践中有这样的案例,违规的员工并不是缺钱,他享受的是违规而不被发现的快感。制度越是严密,越会导致自主意识较强的成员产生逆反心理,对抗制度的管制,越会激发起员工与制度博弈的动机,从逃脱制度中体会到快乐。

3.环境

  • 执行资源。制度的有效执行一是需要硬性的人力、财力、物力资源等,二是需要软性的信息资源、权威资源等。在组织制度执行方面往往由于硬性资源投入不够、软性资源不足等,造成制度执行偏差。
  • 人情社会。中国的企业往往都是由“一根根私人联系所构成的网络”,而制度的本质是通过去个人化的方式来要求组织中的所有成员按照统一的规则去行动,这和人情社会天然存在一定程度的不相容。中国人重视关系和人情,在处理问题时很容易根据自己与对方的关系远近决定处理的方式,由于顾虑关系、讲究人情,组织成员就会牺牲制度,在遇到冲突时保持沉默或者息事宁人,最终导致更大的冲突。
  • 环境不确定性。制度体系作为一种刚性系统,是应对性而非前瞻性的,它在当今动态不确定的环境下不足以指导员工所有的行为。组织所处的外部环境具有更大的不确定性,在变革过程中经常会出现一些前所未有的问题,员工无法靠制度来判断应当如何处理它们。

内控角度看制度

1.制度的科学性

制度要件的完整性是否欠缺,程序要件与后果要件是否缺乏。制度内部结构的序列性和层次性是否合理。制度条文表述是否清晰,原则性规定较多。是否存在制度内容的逻辑性不足,前后内容不呼应导致制度内耗。

2.制度传播的有效性

制度的传播坚持针对性、广泛性和适时适量原则,拓宽传播渠道。鉴于单向传播渠道会加大制度信息失真的可能性,可采用多渠道传播方式,为了提高信息真实度。防止制度传播过程中的过度降维、信息衰减。因为处于不同话语体系约束下的员工,会对制度的真实性要求、规范的正确性要求做出不同,甚至完全不同的理解。因此对新的制度,需要对制度出台背景、目的等进行适当的宣讲,建立共同的话语体系。

3.制度执行结构

制度有效执行涉及制度的生成、传播、执行、信息沟通、资源供给、责任追究等过程,任何一个环节出现问题,都会影响有效运转。不仅需要制度的执行者具有“想执行”、“能执行”和“善于执行”的自觉性,还需要组织建立矩阵型执行结构,明晰权责与职能,使横向和纵向结构有机耦合,形成无缝隙组织。

4.制度监控机制

组织需要通过明确制度执行的评估框架、完善评估方法、反馈评估结果,建立和完善组织控制的制度评估反馈机制,对制度的逻辑性与体系性方面的薄弱环节给予加固。

5.企业文化建设

良好的企业文化具有始动功能,促使员工自愿地做出符合组织利益的行为,使得员工愿意从事一些超出自己角色职责范围内的行为。在环境变化迅速的年代,企业文化比制度往往更具有适应性。这是因为文化具有弹性和无处不在的特点,使组织在出现新情况时能够有合适的反应,使得员工能够自主并自发地参与解决组织所面临的难题,从而避免了制度控制的刚性和滞后性缺陷。

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