内部审计视角下公立医院后勤物资成本管控

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所属分类:审计
公立医院后勤物资在医院的成本支出中占有较大比重,在维持医院健康运转及医院社会效益和经济效益方面发挥着重要影响。当前许多公立医院后勤物资在使用的合理性与高效性方面还存在诸多问题。因此,如何有效提高医院后勤物资管理质量,是医院管理者需要研究的重要课题。本文以某综合性三甲公立医院在重建后勤物资成本管理体系方面的探索与实践,内部审计在建立现代医院后勤物资管理体系,提高后勤物资管理科学化和精细化程度方面所发挥的作用,思考分析了医院后勤物资成本管控的解决对策。

 

01

医院后勤物资管理方面存在的主要问题

1、重投入,轻管理。医院后勤物资使用范围广、种类多,日常管理难度大。长期以来,医院对后勤物资管理工作采取粗放式管理,缺乏细致管理考核,导致后勤物资在费用、种类、数量等方面都暴露出诸多问题。

2、物资购领随意性大,存在浪费情况。一般情况下,医院大部分后勤物资单价不高,领购控制程序不规范,使用数量管理没有定额标准,资源浪费现象严重。

3、后勤水电等零星维修、配件质量无保障,返修频率高。电脑、打印机处置更新流程较随意,影响临床服务质量和患者满意度,不利于医院各项业务的有序开展。

02

解决医院后勤物资管理现状问题的对策

鉴于目前该医院物流、资金流、信息流与业务流未实现全面融合的情况,制定出台«xx医院物资成本管理实施方案»,采取由易到难、分步实施的方式,从后勤物资成本着手逐步实现规范管理,简化流程,落实责任,降低成本的总体目标。

1、医院后勤物资成本控制具体内容

办公类:办公用品、医疗文书、塑料制品、清洁用品、棉织品和鞋类、低值易耗品、电脑耗材、其他类。

后勤保障类:电工材料、水工材料、五金材料、其他类维修材料。

设备维修类:设备维修材料。

2、医院后勤物资成本管理组织

为保证成本管控工作方案有效实施,医院成立由办公室、审计处、运营管理处、信息中心、物流中心等职能科室组成的成本管理小组,具体开展工作。各临床病区、医技科室、消毒供应室、设备维修部、后勤处等成本中心设兼职成本核算员。审计处重点落实控制点监督,加强采购计划编制、申请采购、采购合同、授权审批、验收入库、采购付款、仓储保管、出库、盘点核对、处置等关键环节定期和不定期监督。

 

3、医院后勤物资成本管理具体方法

①规范管理:全院各种后勤物资实行预算计划管理,全院各科室每月所需物资均须从 HERP 系统申报计划和申请领用,否则不予发放。

②简化流程:普通办公用品实行科室定量管理,不需履行审批手续;特殊办公用品,包括各种会议等使用办公用品、控制类办公用品(如电水壶、移动硬盘、U 盘等)等,须从 OA 系统“特殊办公用品申请流程”办理,由院办公室审批后领用;低质易耗物资,包括各种办公家具等,须从 OA 系统“后勤物资申购流程”办理,由后勤处审批后领用;维修类材料,包括后勤维修材料、设备维修材料和电子产品维修材料,按实际消耗办理出库,实行总量控制,过程管理。电子产品,包括计算机、打印机、投影仪等,须从OA系统“电脑及外设申请流程”办理,由信息中心审批后领用。

 

③落实责任:办公室负责制定普通办公用品管理细则和流程,测算季度、年度各科室(临床、医技)的使用量,并每季度对各科室使用情况进行评估考核报运营管理处;负责特殊类办公用品的审批。后勤处负责制定全院后勤维修材料管理细则和流程,测算季度、年度的使用量,加强过程管理;负责低质易耗材物资的审批。信息中心负责制定全院电子产品维修耗材管理细则和流程,测算季度、年度使用量,加强过程管理;负责电子产品的审批。设备维修部负责制定全院医疗器械维修材料管理细则和流程,测算季度、年度使用量,加强过程管理。物流管理处负责各种物资的采购,及时办理入出库,确保数据的准确。运营管理处负责协助各管理科室制定各项定量标准,汇总、审核评估结果,兑现奖惩。审计处负责对上述管理科室、评估结果、审批流程和管理成效的审核。

4、医院后勤物资成本管控绩效奖惩

医院后勤物资管理实行“统一计划,集中采购,归口管理”的管理机制,按季度执行考核。各归口管理职能科室根据归口管理部门季度成本管理情况向分管领导汇报,并将评价结果报运营管理处纳入绩效考核。

03

内部审计工作在医院后勤物资管理中的应用

内部审计工作是医院经济管理和内部控制正常运行的有力保障,是医院实现自我纠错、自我完善、自我监督必不可少的内容。2018年前两季度审计处共审核、检查后勤维修申请137项,后勤物资申购130项,特殊办公用品申请73项,电脑、打印机及外设领用申请31项。通过对全院后勤物资预算编制、带量采购、废旧处置等环节的监督,OA在线对各项后勤维修材料、特殊办公用品、电脑打印等后勤物资申领情况适时审核监控,以及后期对后勤物资使用管理、效率等现场抽检核对,实现对后勤物资成本管控工作的全程参与。对于有些特殊的紧急工作临时增加的物资需求,审核其完善审批流程的及时性,明确相关责任。对于超额使用物资的情况,严格事由说明,没有充分理由的,在季度汇总报告中予以反映,执行成本管控绩效考核方案和院奖惩制度。

04

成效与体会

通过比较成本管控前后后勤物资消耗情况,结果显示后勤物资消耗总量明显下降,2018年前两季度在医疗业务增加8%的情况下,办公用品、后勤维修等后勤物资支出由2017年同期的472万元下降至321万元。实现了方案制定时设定的“在同等床日数相同工作量的情况下降低成本 5%”预期目标。体会有以下几点:

1、构建多部门协作的医院管理机制

在医院后勤物资管理过程中,无论是采购还是分配使用环节,必须推行全院“一盘棋”的后勤物资管理方案,在明确权责的基础上,确保管理活动能细化到各关节点上,提高管理工作的精细化与透明度,及时发现管理弊端并做适时恰当的调整。

 

2、制定和严格执行定量定额分类管理标准

按照主次因法则,将后勤材料按 ABC 分类管理,强化 A 类材料审批控制、B 类材料定额控制、C 类材料定量控制。各个归口管理部门与科室之间通过密切沟通联系,以历史数据为参考,结合实际使用情况科学、合理地制定定额指标,在满足医院正常消耗需求的同时,减少浪费,并且根据实际情况不断修正完善,不断优化医院后勤物资管理的合理性与科学性。

3、发挥综合运营信息管理系统作用

通过医院HERP系统完成审批、采购、配送等线上流程,优化工作效率,提高各关节点管理透明度,数据精准,流程清晰。

综上所述,医院内部审计在规范后勤物资管理,减少资源浪费,节约成本等方面发挥重要作用,各个医院应正确认识内部审计工作的重要性,完善后勤物资管理,加强对成本的管理和控制,全面推动医疗卫生体制改革。

参考文献:
[1] 刘军兴.论新时期如何提高医院后勤物资管理水平[J].中国实用医药,2014(22):269-270.
[2] 孙艺梅.医院财务内审在后勤物资管理中的作用探讨[J].江苏卫生事业管理,2016(1):116-118.

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