采购与付款审计主要发现与思路分享

一、近期，某公司审计人员在审计A公司的采购环节审计中，审计发现如下：

1、 供应商的确定与评审随意不严谨，没有经过集体决策原则，由单个采购员随意找供应商购买，造成购买低质高价物料风险评估及对策：

2、 在采购询价环节，流程不规范，重要物料没有货比三家，询价没有书面记录与审批，供应商提供的报价资料不规范（如无盖章）。

3、 有三个大额采购物料是从贸易商或中间商采购的，实际上有同样的生产厂家可以进货，人为增加采购成本约计52万左右。

4、 采购询价的审批机制不健全，不采用集体决策原则进行，没有互相制衡原则。

5、 部分重要的物料采购没有与供应商签订采购合同，合同约束采交货日期、采购物品质量、采购价格与运费支付方式不明，由采购员随意与供应商交易及确定付款日与运费承担方式。

6、 没有建立规范的供应商采购档案，包括采购询比价记录、采购合同、采购协议，采购资料散乱。

7、 超过权限的采购订单未经恰当审批，有二笔采购额超过20万，没有按审批权限交由执行总裁审批。

8、 预付供应商货款没有实施控制措施与恰当审批，致使产生违约损失8万元。

9、 没有及时结合市场变更与市价波动的物品，发现上海金属网铜价已下降了10%以上，但公司采购价仍然处在高价未变，铜材采购单价偏高，造成采购损失约计15万左右。

10、 没有执行年度或季度采购降本管理，采购成本的升降信息不明。

1、 与采购人员交流，供应商的确定需经过什么流程与程序，并提供相关的表单或邮件审批证据，确定供应商的引进是否经过授权审批，如果有采购制度，先拿到制度，经过穿行测试看是否与制度不相符。同时记录相关流程进行现场验证，记得对关键表单或审批单进行拍照，进行了抽样审查。

2、 取得采购部门的询价报价资料，看重要的物料是否经过恰当询价后确定供应商，主要为同一种物料报价资料供应商数量，采购周期与采购价格差异分析，供应商提供的报价单（注意盖章，不盖章签字的无效，易作假），最重要的是询比价最终的结果是否经过层级审批后通过的。

3、 对供应商的清单进行：“天眼查”或“企查查”，查询供应商是否为贸易商或经销商（中间商），如果为贸易商类，还要核实是否在国内存在生产厂家，及厂家采购是否有数量限制等。核实后，即可得出贸易商的采购价格一般远高于厂家采购价，舞弊可能性较大，注意这种审计注意不要打草惊蛇，先小心确定审计结果，得出重大采购损失结论后，并注意了汇报对象与时间的恰当性。

4、 在企业授权审批清单中，采购订单金额的大小，审批权限是不同的，超过一定限额的采购订单，一般要经过更高级一级的职位来审批，查阅公司的《授权审批表》，发现了超额未执行审批现象。

5、 检查供应商采购档案是否完整保留，不保留采购档案危害很大，一是采购员采购后没有留下证据，进一步给采购员留下舞弊的空间，二是会造成采购行为不公开透明，失去监控。所以正常情况下，采购订单、报价决策资料、供应商评估资料、采购合同等都必须装订成册进行保管

6、 要对预付货款进行控制，预付货款一般只针对特定供应商，如难于采购的物品或是供应商要先款后货的商品，确定预付之前，还要对供应商进行资质调查，预付也不是完全100%预付，一般先预付30%左右较恰当。最后是必须有更高等级的审批。

7、 大宗商品，如铜、铝、合金类物料，由于市价在不停地变动，可以参考专业市场价格，这在网上随处可以查询，如长江金属网、上海有色金属网等，采购员需随时调整采购价格，并与市价相符。作为审计人员，可以对比市价趋势线与企业采购价趋势线是否一致，以得出审计结论

1、年度或月度采购计划

通常采购是必须提前做计划的，采购计划一般通常是依据上年度的实际情况与本年度销售计划、再减去相应的库存来推定，如果无采购计划，或采购计划没有恰当走审批流程，则可能造成采购量过大造成呆滞损失，或采购量不足造成生产严重受到影响；

2、供应商的评估与维护

企业需定期对供应商进行维护与评估，主要评估采购质量、采购交货及时性以及是否存在停供风险，有时需要备用多个供应商，评估时各部门需参与进来，不能单纯由个别人或部门决定。

3、采购下单

这个环节主要审计采购商品的依据是否准确合理，有无计划外采购，或人为扩大采购量行为。

4、验收入库

这个环节关键是要职责分离，一般由检验员检验质量，仓库清点数量，不合格物品需及时退回供应商，以免产生纠纷，同时验收单据等需要签字确认或在系统中标识责任人，手工单据需一式几份分别备至于财务、采购、仓库等。

5、采购对账并填制付款请求单，由财务审核，核对无误后计入“应付账款”或现金支付

这个环节注意采购必须在请款前对账，收集相关的发票、验收单据及入库记录，财务必须审核并签字，在ERP系统的，在ERP系统中产生“对账单”。

6、结算清理货款

这个环节主要审计付款是否经过恰当审批，是否存在现金支付供应商货款情况，一般企业是禁止大额现金支付货款的，因为这是最容易产生舞弊行为的。

1、建立供应商准入制度，对采购供应商进行等级评估，并经过层级审批，防止个人决定采购供应商；

2、采询询价执行重要物料执行完整的询比价，保留完整询价记录，并执行层级审批；

3、如有生产厂家，则禁止从贸易商或中间商采购，建立相应的采购制度；

4、超过规定金额的采购，必须与供应商签订采购合同，约束付款条款，供货周期与质量等；

5、大额采购订单必须经过层级审批后发出；

6、建立健全供应商采购档案保管制度，保留采购订单、采购询价、供应商报价资料，以供查询审核；

7、预付供应商货款必须经过风险评估，或指定特定物料，还需经过恰当审批；

8、及时结合大宗商品物料市价变动，避免采购成本居高；

9、每季度或年度计算采购升降本信息，并执行相应的绩效考核。