差旅费专项审计及实战案例

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所属分类:审计

一、出差管理:

1、制度及流程:

(1)公司是否存在与出差相关的制度规定,明确规范出差行为,如出差申请及审批等。

(2)大部分公司现行操作基本是在OA办公流程中提交出差申请,那审计人员应该关注,OA办公平台中的出差申请单,其审核批准的流程是否合理,比如是否需经其直属主管、部门负责人审核批准后,抄送人力资源管理部门考勤备案。

(3)报销差旅费用时,是否附有经相关人员审核批准的出差申请流程,作为报销差旅费用的依据之一。

如果是直接在OA办公平台中提交流程报销差旅费,那么“差旅费用报销流程”中能否关联匹配对应的“出差申请单”,也就是说,差旅费用报销时,财务部门人员不用另外去找出差申请的流程,而只需在“差旅费用报销流程”中点击关联的“出差申请单”即可以查看对应的出差申请单,是否经相关领导人员审核批准,出差的地点是否与实际报销的票据相符等。

2、调取出差申请资料:

(1)核实员工是否在出差前,提交“出差申请单”,写明出差事由、起止时间、出差地点等信息,经部门相关领导审核批准。

(2)若因工作需要,临时增加的出差行程到新的地点出差,出差完毕后,是否及时在规定的时间内补提出差申请,经部门相关领导审核批准,并报备人力资源部门。

(3)之所以出差申请需要抄送人力资源,这一点我想大家都明白,是因为涉及人力资源的考勤,这也是在审核各部门之间的对接工作有没有问题。

3、是否明确因公外出和出差的区别;比如当天不能返回的,应当视为出差;当天能返回的短途外出,应该视为因公外出,不应该有住宿费用的报销。

4、特殊群体出差,是否采取诸如钉钉之类的GPS定位管理的相关考勤措施。比如公司销售业务人员出差拜访客户是日常工作内容之一,如果不采取相关考勤措施,可能会存在业务人员虚假出差,而实际不在工作岗位,或处理与工作无关的事情的情况。

二、差旅报销:

1、公司是否存在差旅费用报销管理相关的制度予以规范;

2、从ERP财务系统中导出(或从财务部门调取)差旅费用实际报销数据资料、调取各部门差旅费用预算资料,分析:

(1)各部门差旅费用实际报销情况是否超过各部门差旅费用预算总额,如果存在超过预算的,审计人员应审核、分析该部门员工差旅费用报销的真实性、必要性、可控性、以及预算编制的合理性;实际报销超预算,那是预算编制的不合理?还是预算编制流于形式?或者费用管控失效?

比如是否存在没有必要出差,或者本来两个人就可以解决的问题,实际却五个人出差解决;是否存在坐高铁或动车很便利的短途出差,实际却坐飞机出差,当然这要结合实际情况予以分析,一般机场位置较为偏远,从公司到机场,以及机场到目的地这两段距离都会花费大量的时间,若坐高铁或动车四、五个小时就可以到的,那实在是没有必要坐飞机了。审计人员还可以结合出差人员注明的出差的事项、出差报告等资料分析出差的必要性。

(2)各部门差旅费用实际报销情况未超过各部门差旅费用预算总额,但实际发生数与预算额差异很大。

虽然实际报销的差旅费用金额未超过预算总额,但是审计人员还是需要保持警惕,分析并找出实际发生数与预算额差异很大的原因,是预算编制的不合理?还是预算编制流于形式?还是差旅费用报销时间的滞后,存大大量未及时报销的费用,如果存在未及时报销的费用,那还要分析为什么没有及时报销,是报销的票据不符合要求?还是超标准报销?财务效率低下?或者报销单位为了应付绩效费用考核机制,故意滞后报销费用?此外,审计人员还应该统计或预估未报销的金额加上已报销的金额,是否超过预算总额。

3、调取差旅费用报销资料,包括会计凭证及附件资料等,分析:

(1)报销的各费用项目是否在规定的范围内进行报销;某些公司规定某些费用不能报销,比如公司的订票费、退票费、保险费、以及员工在出差过程中发生的与工作内容无关的其他个人消费等。审计人员应核实这些公司规定不能报销的费用项目是否违规进行了报销。

(2)各费用项目是否在报销人的各标准范围内进行报销;比如一、二、三线城市住宿费用、餐饮补贴报销标准是否按报销人所在级层员工标准内进行报销;交通工具的是否按规定进行选择(中层及以下员工不能坐头等仓、动车只能坐二等坐等)。

(3)多人同行出差,公司中层以下同性别员工是否搭配住宿,住宿标准是否以较高者作为两人住宿标准进行报销;是否存在重复报销住宿费用的情况。

(4)乘坐火车卧铺在车船上过夜的,是否报销住宿费用(实际未发生住宿费用,不应该报销)。

(5)出差地免费提供餐饮及住宿的,是否报销餐费补贴及住宿费用;如出差至下属分子公司,可能分子公司免费为员工提供食堂就餐及住宿,那这种情况下,出差人员就不应该再报销餐费补贴和住宿费用了。

(6)员工报销的各种费用是否开具相关发票,是否为原始票据,报销住宿费用时,是否提供酒店流水明细。

(7)员工报销的汽车票、火车票、飞机票等,票据上的乘坐人姓名是否与报销人姓名相一致。

(8)报销的票据上所注明的日期是否与报销员工出差日期相一致。

(9)若公司统一为员工购买了意外保险(包括航空保险),员工报销差旅费用时,是否报销航空保险费用。

(10)若公司或出差目的地提供接送出差、返差人员的,是否报销相关交通费用。

(11)员工乘坐公共交通工具无法到达目的地的,是否注明相关情况,并经部门领导审核批准后依据实际发生的金额进行报销。

(12)员工出差期间,机票价格低于火车票价,或陆地最快交通工具路程时间大于8小时以上的,是否选择飞机出行。

(13)公司业务人员出差,审计人员还应关注该业务人员是否在其所负责的片区内,是否报销了其所负责片区以外的地方的差旅费用。

(14)若为培训、会议和陪同类出差,报销住宿费用、餐饮补贴、交通费用时,是否参照公司差旅报销标准,并提供有相关领导审核批准的培训申请单、会议通知单等作为依据。

(15)若公司有指定的协议酒店,审计人员应关注员工报销的住宿费用与协议酒店标准费用是否存在较大差异,若存在较大差异,审计人员应该核实员工不在公司指定的协议酒店住宿的原因,警惕舞弊存在的可能性。

三、财务作业:

1、针对差旅费用的付款,财务部门是否有相关制度予以规范管理。

2、查询员工差旅费借款:

(1)审核是否采取“前账不清、后账不借”的原则;

(2)借款额度是否按公司规定借款员工所属职级的限额内执行;一般借款额度为出差天数*(员工职级对应的最高住宿标准+餐饮补贴)+交通费用;

(3)是否存在出差返回后未在规定时间内及时冲账的情况,若超过规定期限仍未销账,是否从员工薪资中扣除。

3、调取差旅费用报销凭证,审核:

(1)审核差旅费用报销凭据是否均依核决权限审核批准,领导签字是否齐全;

(2)各项费用报销金额的正确性、与原始票据金额的一致性,所属费用科目是否记录正确,如销售人员差旅费用报销应记入销售费用,管理职能部门人员(管理部、财务部、行政部等)差旅费用报销,应记入管理费用等。

(3)财务凭证是否存在摘要描述不清晰、或省略不写的情况,根据科目明细账或系统中的记账凭证,无法获取关键信息,不能仅仅只依靠系统查阅相关资料,非得进一步调取纸本原始凭证才能了解相关信息,以至于给工作带来严重不便。

4、财务是否依公司规定,及时对审核无误的差旅费用报销凭据进行付款;若未及时付款,甚至跨月付款,也未对差旅费用进行预提,若差旅费用数额大,则影响当期损益及现金流量等财务数据。

舞弊审计—差旅费审计实战案例

内部审计部门接匿名邮件举报,诉集团下属某分公司业务主管张某差旅费用造假。

审计部门负责人决定立案调查。

审计步骤

一、回复举报人

用审计部门举报投诉专用邮箱,邮件回复举报人,希望举报人能提供更详细的信息、资料、证据、举报人便捷的联系方式等,以利于案情进一步查核。

二、收集相关基本资料

1、人事资料:

张某的人事资料中显示:张某,男,某分公司R产品渠道销售业务主管,入职时岗位为基层业务员,入职13年,升任业务主管岗位8年,未在人事档案中发现不良记录。

2、前案资料:

查近几年审计档案(电子档),未发现张某涉及审计事项信息。(未在审计部门留下案底)

3、业绩资料:

从SAP系统中导出分公司R产品的客户、业务关系表,查得张某负责A片区的客户信息资料、客户出货业绩资料(即张某销售业绩),张某在分公司R产品渠道所有业务主管的排名靠中间(业绩为中间,不好不坏)。

4、出差行程:

从SAP系统中按月导出该分公司近半年的”销售费用——差旅费“科目明细,筛选出张某的差旅费用报销情况,梳理出张某近半年的出差行程、差旅报销金额等信息,但因财务人员在录入凭证时摘要写的不详细,无法明确判断张某具体某次出差对应的报销金额及其他详细信息,只能从财务部门调取原始凭证资料进行查看。

5、梳理需要从分公司调取的资料:

考勤记录:调取张某近半年的考勤记录,筛选出张某未正常出勤的时间,并对比出差的时间范围,以及核实其考勤是否存在异常。

出差报告:公司规定销售业务人员出差返回后需要提交出差报告,写明出差事项的解决情况;调取张某近半年的出差报告,了解其出差相关事项。

工作计划、工作周报/月报:调取张某近半年每月的工作计划、工作周报、工作月报,核实是否存在异常。

财务凭证:调取张某近半年的差旅费用报销的财务凭证及附件资料,核实差旅费用报销是否存在异常。

三、梳理查核方向及思路,编制审计计划

审计计划:略

四、调取资料

五、实施查核

查核发现:

1、张某未正常出勤打卡的期间与出差期间一致,即无打卡记录的均有出差记录(出差申请单及报销资料),考勤无异常;

2、对比张某工作计划、工作周报/月报,未发现异常,即张某均是按工作计划出差拜访客户;

3、查核张某近半年的差旅费用报销凭证:

汽车票:

(1)张某出差乘坐交通公具大多为汽车,部分客户所在片区已开通高铁(按常理推断高铁快,应该更方便);

(2)张某所在省市汽车暂时未实行实名制购票(即汽车票不像火车票那样上面有乘坐人姓名);

(3)部分汽车票上显示时间与出差期间一致,部分汽车票上无时间信息;

(4)根据汽车票上运输公司印章,查找所涉及的运输公司官网,在运输公司官网上输入汽车票发票号码,查询显示汽车票为真;

(5)对比运输公司官网汽车票上印章与张某实际报销汽车票上印章,运输公司汽车票上印章为椭圆,张某报销部分汽车票上印章为圆形,存在印章不一致的情况;

(6)针对印章不一致的汽车票,经与所涉及的运输公司确认,汽车票只有椭圆印章,无圆形印章;核实张某报销的部分汽车票为假票;

住宿发票:

(1)张某出差住宿的酒店中,部分为公司签约酒店,其余为非签约酒店;访谈张某称住宿非签约酒店系到出差地较晚,公司签约酒店已客满;

(2)张某报销的住宿发票中部分为增值税专用发票,部分为固定金额的手撕发票,金额有100元、50元、20元、10元;增值税专用发票财务验证均为真票;

(3)对比张某近半年报销的出差住宿固定金额的手撕发票,当月报销的发票与几月前报销的发票存在连号的情况,而且当月报销的发票号(000001098)小于前几月报销的发票号(000001120)。(难道不是号越小的越应该先被开吗?难道这个酒店开发票的时候不是按顺序开的?难道这个酒店生意很差,都几个月快半年的时间才开了这么几张票出去?)

(4)审计人员实地出差至涉及的酒店开具发票,与张某报销的票据不一致,验证张某报销的票据为假;

(5)张某报销的出差住宿固定金额的手撕发票中,不同地区酒店的发票号存在相邻近的情况;(就差没连号了)

(6)致电发票存异常涉及的相关酒店,均称确有张某住宿记录,但要求其提供住宿清单时,均以涉及客户隐私拒绝;

4、电话访谈:

(1)访谈近一月张某工作计划、出差行程、出差报告中明确的拜访客户,部分客户反馈已有几月没看到该业务主管张某了,张某未曾拜访客户;

(2)访谈出差行程中客户对应的业务人员(张某的下属业务),部分业务反馈近一月张某未曾拜访客户,未检查/指导其下属业务人员工作;

5、扩大查核范围:

(1)抽查张某所在分公司其他业务主管差旅费用报销资料,发现其他业务主管也存在差旅费票据造假的情况;

(2)抽查全国各地分公司销售业务主管差旅费用报销资料,各分公司均存在不同程度的造假情况。

六、将查核结果发送被审计单位

1、将查核结果发送张某所在的分公司,因张某属销售业务科,故查核结果还抄送总部对应部门销售管理部,要求相关部门进一步核实,并出具处理意见;

2、因差旅费票据存在普遍造假的情况,经与财务部门确认,差旅费报销流程存在风险 : 未审核费用报销凭据的真实性,故要求财务部门出具相关解决或替代方案。

3、因财务凭证存在摘要描述不清晰、或省略不写的情况,根据科目明细账或系统中的记账凭证,无法获取基本信息,给工作带来严重不便,降低工作效率,故要求财务部门予以改善,并制定相关制度规定予以规范。

4、因审计查核发现销售业务主管人员出差,考勤无法得到有效监管,故要求人力资源部门及销售管理部门协调,出具相关解决或替代方案。

七、被审计单位回复

1、经被审计单位进一步核实,张某差旅费用报销资料造假属实,近半年虚假报销金额约3万,且存在未实际履行其工作职责的情况,予以开除处理;各分公司业务主管涉及金额较大者,均予以开除处理。其余涉及金额较小者,均依实际情况给予不同程度的处罚。

2、因全国各分公司差旅费报销均通过总部财务共享中心差旅费用报销科处理,业务量巨大,财务不可能审核每一张票据的正确性,故财务部召集相关部门会议决定,各部门主管及负责人应对其部门下属人员费用报销凭据资料真实性负责,财务部门对各项费用凭据资料涉及抽查审核机制,若抽查发现存在凭据资料造假的,当事人开除处理,其直接主管亦承担相应责任。

3、针对财务凭证摘要描述不清晰,或存在省略不写的情况,财务部制定相关制度,对摘要的填写出具具体的条款予以规范,并要求后续按规定填写摘要。

4、针对销售业务主管人员出差,经人力资源部门及销售管理部门协商决定,后续要求出差人员(需要保密的除外)均应在钉钉(移动考勤系统)中进行GPS定位考勤,且销售管理部门人员对业务主管的出差进行抽查。

八、出具审计报告,经审计负责人签字确认后,汇报总裁签核。

审计报告:略

九、依据总裁签核的报告,按审计建议分部门向相关单位人力资源、销售管理部门、分公司、财务部门发送追踪事项。

十、根据各追踪事项的处理结果,追踪结案。

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